O termo Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM) refere-se a como construir e manter melhorias nos processos. É muito mais do que apenas tecnologia- são equipes de pessoas motivadas por líderes comprometidos, trabalhando juntos para encontrar continuamente melhores maneiras de fazer as coisas.
O BPM trata os processos de negócios como um ativo de conhecimento fundamental da sua organização. Se sesse recurso não for de fácil entendimento , gerenciamento e com possibilidades de melhorias pelas equipes de negócios, ele não fornecerá valor ideal para os negócios.
Descubra como criar um documento de processos que funcione, p[orque nem todos os processos de negócios são criados iguais. A realidade é que qualquer pessoa pode criar um processos de negócios, mas nem todos podem faze-lo de melhor maneira. Processos de negócios que são bem construídos facilitam o entendimento e o uso pelas equipes e mais importante, permitem as equipes identificar e sugerir melhorias. Isso é fundamental para o sucesso de gerenciamento de processos de negócios.
Veja como simples fluxogramas de processos pode ser.
Seis técnicas sobre como criar um documento de processo que será realmente usado.
Como consultor sênior de implantação de processos da MS Soluções em Processos de Negócios, ajudei dezenas de organizações em todo Brasil e em Israel a criar e capturar sues processos de negócios. Use essas técnicas para criar processos que sejam realmente significativos e mais propensos a serem usados por suas equipes.
1. Simplicidade é sublime
Tradicionalmente, os fluxogramas de processos estão repletos de informações. Os antigos normalmente oferecem uma visão de ponta a ponta dos procedimentos e tendem a incluir entre nove e 12 pontos de decisão.
Essas decisões importantes rapidamente aumentam os fluxogramas até o ponto em que eles se tronam quase complexos demais para consumir pela equipe, e certamente não podem ser absorvidos pelos usuários de uma única vez. Na verdade, os fluxogramas de processos tradicionais desenhados na ferramente a Visio, pro exemplo, frequentemente se parecem com o deposito para uma série de ações e tarefas.
Eles contuma parecer um pouco dessa maneira:
Esses processos exagerados rapidamente se tornam extintos por que ninguém os utiliza, deixando as equipes de liderança confusas. Por que as pessoas ignorariam os processos quando incluíam tudo o que poderiam precisar, até os mínimos detalhes?
A resposta é que esses fluxogramas de processos são muito 'pesados"; eles sobrecarregam o usuário e estimulam soluções alternativas que os colegas recorrem regularmente perguntando quais passos devem seguir.
O que os usuários realmente precisam é entender o que acontece na maior parte do tempo.
Capture "o fluxo ideal"; as tarefas / procedimentos que acontecem 80% do tempo. Dessa forma, é mais fácil manter os processo simples e fáceis de seguir.
Os 20% restantes compõe as exceções, que ainda precisam ser capturadas e disponibilizadas, mas não são essenciais para o principal do que geralmente acontece.
Por exemplo: o processos para preencher um pedido de café pode incluir o seguinte:
Veja o que acontece quando você remove as exceções- aquelas que somente acontecem 20% do tempo, como comprar leite, porque acabou:
De repente esse mapa de processos "exagerado"parece muito mais digerível:
Continuem lendo para ver como você pode acomodar essas exceções também.
Dica rápida, obtenha esse fluxo ideal- concentre-se no que acontece 80% do tempo.
2. agrupar tarefas em conjunto sob atividades.
Como um guia, lembre-se de que as atividades ou procedimentos estão relacionados a quais são as principais etapas do seu processos, e as tarefas estão relacionadas a como você realiza uma atividade ou procedimento.
Anote o que, seguindo as atividades de alto nível que compõe o seu processo, como ilustrado no fluxograma acima.
em seguida, simplifique ainda amais seus passos agrupando as atividades que, naturalmente, se enquadram nas categorias de alto nível. Onde isso faz sentido, juntam tarefas que fazem parte da atividade principal.
Por exemplo: esse processo de 5 etapas para o preenchimento de um pedido de café é facilmente simplificado para três etapas:
As equipes acharão fácil obter uma visão geral rapidamente, assim que o processos for mapeado:
Para cada processo, limite-se a 10 atividade ou procedimentos de alto nível. Se você pode restringir o numero de atividades a esse numero mágico 10, apesar de encontrar pontos em comum, é indicação de que talvez seja necessário dividir esse processo especifico em sub processos.
Agora com os subprocessos você pode adicionar mais detalhes em cada atividade, capturando como cada uma é executada.
Por exemplo, existem quatro tarefas que forma a atividade "fazer cafë:";
Dica rápida: não mais que 10 atividade de alto nível em um processo.
3. Não ignore exceções.
Depois de captar o que acontece na maior parte do tempo, você pode lidar com as tarefas que ocorrem nos 20% restantes.
Coce pode captura-las como notas dentro das atividades, que incluem as situações de variáveis "e se", regras de negócios e explicações básicas.
Por exemplo: se você criar um processo para fazer um café, uma das exceções poderia se o que prazo de validade do leite tenha expirado. Isso pode acontecer apenas 20% do tempo, portanto, não precisa fazer parte do processo principal, mas não pode ser ignorado.
Leia sobre gerenciamento de processos de negócios na nossa pagina www.msspn.com.br
Veja na nossa pagina www.msspn.com.br como a MS Soluções pode ajudar as empresas a criar, melhorar e compartilhar sues conhecimentos sobre processos.
Dica rápida: se suas anotacoes estiverem muitas extensas, considere a possibilidade de criar varios processos.
4. Use verbos para nomear processos, atividades e tarefas.
Use uma palavra de ação no incio de cada processo, atividade e tarefa para ajudar os usuários a entender imediatamente o que precisam fazer a seguir.
Por exemplo: esses dos exemplos ilustram a diferença que faz quando você começa com uma "palavra de fazer":
Quando voce direciona descrições à sua atividade ou procedimentos, elas se tronam ainda mais significativas. Restrinja-se a 6 a 8 palavras por atividade.
Seja claro e evite linguagem vaga para que sua atividade seja lida como uma instrução clara:
Dica rápida:sempre comece com um verbo.
5. Crie sub processos se você precisar deles.
Os processos devem fornecer aos usuários uma visão geral de ima unica vez. Para conseguir issso.o numero ideal de atividades para um processo pode variar entre 3 a 10 atividades.
Se a sua visão geral exceder 10 atividades, separar-se em sub processos, assim vceo vai a partir deste fluxograma:
Dica rápida: o número ideal de atividade em processos é 7 (sete),mais ou menso 2 (dois).
6. Adicione documentos, prints de telas de sisstema, multimídia, quando apropriado.
Os processos ganham vida com uso de imagens, ilustrações, gráficos e videoclipes. Documentos como formulários, guias e politicas também facilitam o acompanhamento do processos pelo usuário.
Uma boa ferramenta de BPM como o Adonis deve servir comi um repositório central para processos, bem como mídia relacionada. Dessa forma, as organizações tem uma unica fonte de verdade, na qual as equipes sempre encontrarão os processos mais atualizados, alem da documentação relevante que deve, idealmente, ser atualizada dinamicamente. Veja no nosso site www.msspn.com.br
Dica rápida: aumente a relevância dos seus processos com mideia de suporte.
Processos cuidadosamente criados promovem o ROI return on investments.
Ao implementar essas dicas, seus processos de negócios tem uma chance muti maior de serem usados. Você cerá rapidamente a diferença entre diagramas complicados do Vision ou documentos detalhados so word, e fluxogramas desenhados e documentados na ferramenta BPM Adonis, alem de processos que envolvem seus funcionários e são usados por equipes da sua empresa todos os dias. Existem várias maneiras de envolver seu pessoal em seus esforços de BPM. Aprimorá-los sobre como criar processos relevantes fará com que você tenha um bom começo.
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Fonte: Adaptada do artigo de James Ross
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