quinta-feira, 16 de fevereiro de 2017

Os 10 mandamentos de como mapear os processos

Estes mandamentos podem não ter sido revelados pela intervenção divina, mas eles oferecem uma lista com regras para a sua empresa sobreviver; se você quiser desenvolver fluxogramas eficazes e manter-se competitivo no mercado.

Mandamento # 1: Você não terá fluxogramas que não agreguem valor ao seu negócio.

Mapeamento de processo não deve ser um exercício em documentar tudo em seu negócio e, em seguida, colocar esses documentos em um fichário e nunca mais ser visto novamente. Certifique-se de que há um propósito claro para os fluxogramas e que você estará atualizando-os para refletir as mudanças do processo ao longo do tempo.

Mandamento # 2: Não farás para ti nenhum fluxograma excessivamente complicado.
Fluxogramas devem ser relativamente fáceis de entender por qualquer pessoa na sua organização.  Desenhe seus fluxogramas tão simples e claro quanto possível.

Mandamento # 3: Não tentarás desenhar o fluxograma “perfeito” na primeira fase (As is).

Nesta fase não vale a pena desenhar todos os detalhes com perfeição. Claro, você poderia desenhar o fluxograma e trabalhar as coisas até que você desenhe o que você acha que é o melhor processo para a sua organização. O fluxograma é importante para identificar oportunidades de melhoria e não ficar atolado perseguindo a perfeição.

Mandamento # 4: Lembre-se de seus objetivos de melhoria de negócios e mantê-los claros.

Por que você mapeia esse processo em primeiro lugar? Defina as prioridades. Foco, foco, foco!

Mandamento # 5: Honrar os padrões de notação de mapeamento (ou pelo menos ser consistente).

As notações de mapeamento de processo, como BPMN, existem para ajudar a eliminar a confusão sobre o significado de símbolos diferentes. Não vá desenhando o que você acha no dia a dia, certifique-se de que qualquer nota que você usa - mesmo que seja a sua própria – seja consistente em todos os fluxogramas que sua empresa usa. (E há uma vantagem real para aprender os padrões que outros desenvolveram para que você não esteja reinventando a roda!). Desta maneira qualquer novo funcionário saberá entender esta notação.

Mandamento # 6: Não se esqueça de incluir os principais interessados ​​no processo independentemente do departamento da organização.

Certifique-se de que você tem todas as pessoas relevantes envolvidas no processo na sala (figurativamente, no mínimo) quando você está mapeando um processo. Se você deixar de fora as principais partes interessadas você pode perder informações críticas ou etapas.

Mandamento # 7: Você não deve assumir que você vai encontrar todas as respostas para a melhoria do processo dentro do fluxograma.

Há muitas coisas que impactam um processo - p. Estrutura departamental, falta de papéis e responsabilidades claras, métricas desalinhadas ou bônus de desempenho - que não aparecerão necessariamente em um mapeamento de processo. Embora o mapeamento de processos seja muitas vezes o primeiro passo para melhorar os processos, você também precisa ter certeza de que está olhando para o quadro maior para entender o que realmente afeta o desempenho do processo.

Mandamento # 8: Você não empregará o mapeamento de processos se não for para ter uma tomada de decisão.

Nem tudo na sua empresa pode e deve ser mapeado. Da mesma forma, o mapeamento de processos nem sempre é a solução certa para identificar melhorias em cada situação. O mapeamento de processos tende a ser mais eficaz em processos transformacionais e transacionais. Execução de mapeamento de processo em um processo de tomada de decisão de alto nível pode não produzir os melhores resultados na identificação de oportunidades de melhoria. Certifique-se de que está a utilizar mapeamento de processos para situações em que é mais provável conduzir resultados.

Mandamento # 9: Não darás falso testemunho contra o que realmente está acontecendo no teu negócio.

Mapeamento de processo deve expor o bom e o mau, os retrabalhos, os erros de procedimentos, os gap’s de informações sobre o que está acontecendo em seu negócio e não deve “encobrir’ sobre o "mau" ou coisas inesperadas. É por descrever a realidade sobre o que está acontecendo que você será capaz de identificar o que precisa mudar.

Mandamento # 10: Não cobiçarás o software de mapeamento de processos do teu próximo. 

Eu tenho um para você e chama-se Adonis.

Se você optar por usar o software de mapeamento de processos é uma questão de escolha. Acesse o nosso site http://www.msspn.com.br/servicos/software-adonis e veja os benefçios de ter esta ferramenta.


Siga estes mandamentos e você estará bem colocado para criar fluxogramas eficientes e eficazes para sua organização.

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