A Excelência Operacional Eficaz em um Clima de Mudança Constante

Se você fosse perguntar a uma centena de profissionais diferentes qual é a excelência operacional eficaz, você provavelmente receberia cem respostas diferentes. Ma não importa essas diferenças, uma coisa é certa: a verdadeira excelência operacional requer monitoramento constante e a reavaliação dos processos de negócios da organização.  
1.  Mude, rápido e devagar
Em todos os negócio, há sempre pelo menos uma área que podeira ser melhorada. Mas como exatamente a efetiva excelência operacional e a mudança significativa ocorrem dentro de uma organização? Ás vezes, isso pode ocorrer por meio de uma importante nova iniciativa, uma mudança de foco ou algum outro fator interno ou externo que leve à movimentação dentro do negócio.

Mas a maior parte do tempo, a mudança acontece de maneira muito menos explícita; isso acontece em pequenos incrementos, potencialmente por um longo período de tempo. Algumas das mudanças mais duradouras e impactantes no funcionamento de uma empresa ou no ambiente em que ela opera ocorrem de forma mais gradual. Em vez de um choque súbito, gerentes e funcionários podem, um dia, perceber que mudanças significativas ocorreram pouco a pouco. A excelência operacional - alavancar as operações para alcançar o crescimento dos negócios - é um exemplo desse tipo de mudança.

2. Definição de Excelência Operacional Efetiva

Na sua essência, a excelência operacional eficaz é uma disciplina que visa equilibrar a tríade de pessoas, processos e tecnologia. Esse ato de equilíbrio gera benefícios para as áreas de negócios e cria experiências agradáveis ​​ao cliente no processo. Não é menos essencial para a sobrevivência e o sucesso das organizações do que as grandes idéias de transformação de negócios: ambas devem funcionar em conjunto.

Alguns princípios orientadores úteis podem ser encontrados na ampla variedade de metodologias existentes de excelência operacional. Da mesma forma que toda organização tem seus próprios requisitos culturais específicos e os resultados desejados, toda metodologia de excelência operacional oferece uma abordagem ligeiramente diferente à mudança positiva e contínua.

Para os propósitos deste artigo, resumimos quatro das mais populares e bem-sucedidas. Então, podemos examinar o que eles têm em comum e por que o gerenciamento de processos é crucial para o sucesso, não importa qual metodologia você prefira.

Metodologia #1: Lean Manufacturing

A manufatura enxuta, como sugerido pelo nome, se concentra na eliminação sistemática de resíduos em um sistema de produção e na entrega de valor ao cliente. Como o conceito de “desperdício” por si só é bastante intangível, a metodologia divide-o em oito desperdício separados. Todo processo em um sistema de produção tem esses oito desperdício, portanto, reconhecê-los e reduzi-los ou eliminá-los é crucial para alcançar a excelência operacional por meio desse método.

Os oito desperdício do Lean são:

> Defeitos: esforço extra causado por retrabalho, desperdício e informações incorretas

> Superprodução: produzindo mais do que é necessário para o crescimento dos negócios

> Espera: Tempo perdido aguardando o próximo passo em um processo

> Talento não utilizado: subutilização de talentos, habilidades e conhecimentos das pessoas

> Transporte: movimento desnecessário de produtos ou materiais

> Inventário: Excesso de produtos e materiais não processados

> Movimento: Movimentos desnecessários de pessoas (por exemplo, uma torção extra do pulso na produção em cada item, muitas vezes ao dia, pode levar a uma lesão por movimento repetitivo, resultando em perda de tempo e invalidez.)

> Excesso: O excesso de processamento pode ser etapas extras em um processo, personalização desnecessária, roteamentos ineficientes e outras coisas que não são necessárias ou valorizadas pelo cliente.

Metodologia #2: Seis Sigma

Seis Sigma é um conjunto de ferramentas e técnicas que são projetadas para melhorar os processos de negócios, resultando em melhores produtos ou serviços. O objetivo do Seis Sigma é melhorar a experiência do cliente, identificando e eliminando a variação. Isto é conseguido através da implementação de uma estratégia baseada em medições que se concentra na melhoria do processo.

O processo Seis Sigma DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar, controlar) é um sistema de melhoria para os processos existentes que estão abaixo da especificação e buscam melhorias incrementais.

Metodologia #3: Kaisen

Kaizen significa “melhoria contínua” em japonês. Nos negócios, é usado para implementar mudanças positivas e contínuas no local de trabalho. Os princípios orientadores do Kaizen são que um bom processo levará a resultados positivos, o trabalho em equipe é crucial para o sucesso e que qualquer processo pode ser melhorado.

Kaizen é parte do plano de ação e parte da filosofia. Por exemplo, sua filosofia poderia ser desenvolver uma cultura em que todos os funcionários estejam ativamente engajados em melhorar a empresa. Seu plano de ação poderia envolver a organização de eventos focados na melhoria de áreas específicas dentro da empresa para que essa filosofia fosse alcançada.

Metodologia #4: Agile

Os focos da metodologia Ágil são o planejamento adaptativo, a entrega antecipada e a melhoria contínua, além de poder responder às mudanças de maneira rápida e fácil. Ser Agile significa desenvolvendo reações rápidas para responder às mudanças no mercado. O Agile ajuda as equipes a aumentar a colaboração, adaptando-se ao que a equipe precisa para ser bem-sucedida. Isso é feito incentivando as equipes a exibir regularmente seu trabalho e coletar feedback para que possam se adaptar rapidamente. Um fator importante é também o foco em reuniões retrospectivas em que as equipes avaliam o que deu certo, o que poderia ser melhorado e os próximos passos para uma produção adicional.

Agile é frequentemente implementado com frameworks como Scrum e Kanban:

O Scrum é um método de tempo limitado pelo qual o trabalho é dividido em ciclos de trabalho regulares e repetíveis, normalmente com duração de 1 a 4 semanas, e referidos como sprints. Esse método é mais comumente usado pelas equipes de engenharia para fornecer produtos de software, mas também pode ser aplicado em outras partes de uma organização. A ideia é que os sprints intensivos aprimorem o foco de uma equipe e exijam uma colaboração coesa, com melhorias mais frequentes no produto ao longo do tempo.

Kanban é um método baseado em prioridades, onde as tarefas são classificadas por prioridade e não são baseadas em tempo. O Kanban é mais adequado para equipes pequenas ou equipes que não produzem recursos para o público ou prometem datas para lançamentos.

3. O que eles tem em comum?

Todos os quatro me'todos permitem que as empresas estruturem suas iniciativas de excelência operacional em relação a um determinado modelo e todos os quatro enfatizam a importância de fazer mudanças certas no momento certo. 
Então, como você pode avaliar o valor de um método específico em relação ao status quo atual de sua organização? A resposta é examinar as informações que você já tem na ponta dos dedos.

Investir em uma ferramenta de Process Mining permitirá que você elimine automaticamente os modelos de processo dos diferentes sistemas de TI que operam em sua empresa (também conhecidos como “panorama da aplicação”), fornecendo dados sobre como cada processo está operando.

O monitoramento contínuo de processos de ponta a ponta fornecerá a você insights sobre o desperdício real e potencial, ajudará a eliminar ineficiências dispendiosas e se tornará verdadeiramente orientado para o processo. Tornar a excelência operacional uma prioridade em sua organização envolve documentar seus processos e comparar regularmente o estado atual com os objetivos de sua empresa: definir, medir, analisar, melhorar e controlar.

Um dos elementos mais importantes de todas as quatro abordagens é garantir que você suporte a melhoria. Por exemplo, em Kaizen, a estratégia é que os funcionários de todos os níveis da empresa trabalhem juntos proativamente para obter melhorias regulares e incrementais. A excelência operacional é um esforço colaborativo e de equipe!

4. Como tornar a excelência operacional eficaz em um esforço colaborativo orientado para o processo?

A excelência operacional é uma mentalidade que engloba certos princípios e ferramentas para criar melhorias sustentáveis ​​dentro de uma organização. Ou, para simplificar, a excelência operacional é alcançada quando todos os membros de uma organização podem ver o fluxo de valor para o cliente. Esse fluxo de valor precisa ser refletido em todos os processos por meio de uma abordagem colaborativa em toda a organização.

Fonte:Adaptado pelo autor . effective-operational-excellence-in-a-climate-of-constant-change_gLY03L1P4uD6MpDMvn7tYjnSDTrmKO7lzJhjgJrj.pdf