segunda-feira, 15 de maio de 2017

Como contratar uma empresa de consultoria em mapeamento de processos se a minha empresa não tem processos?



Tenho participado de algumas reuniões com empresas que nao tem processo e estão buscando consultoria para melhorar os processos destas empresas. Para a minha surpresa a situação é crítica.

Primeiro: Alguns Sponsor (patrocinador) do projeto normalmente não sabe o que quer. Então demanda para a área de compras ou de projetos para buscarem empresas de consultoria.
As áreas saem em busca pela internet sem saber o que estão buscando.

O pior: marcam reuniões com as empresas, o “sponsor” não aparece, a maioria dos participantes ficam no celular resolvendo problemas internos ou particulares, não prestam atenção na apresentação e na explicação e pedem novamente que envie o material de apresentação.
Em algumas empresas chega ao cúmulo do participante sair no meio da reunião para resolver algo e quando volta não sabe o que está fazendo nesta reunião.
Os participantes dizem que farão um relatório. Mas honestamente não sei que relatório farão visto que nada foi perguntado ou indagado.

Bem, segue algumas dicas aos “sponsor” de projetos que buscam empresas de consultoria para mapeamento e revisão dos processos. 

Primeiro: definir quais parâmetros a empresa de consultoria devem ter. Exemplos: 
·        Quantos anos de experiência no mercado de consultoria;
·        Quais os diversos segmentos de atuação. (não pedir somente no mesmo segmento de atuação para não correr o risco de ficar na mesmice, quando se tratar de sugestões de melhorias)
·        Verificar se a empresa possui uma metodologia própria.
·        Verificar se a empresa tem software de apoio ao mapeamento e documentação de processos.
·        Verificar de que maneira a empresa irá transmitir os conhecimentos para a empresa. Afinal de contas você não irá querer ficar nas mãos deles a vida inteira, certo?
·        Se for elaborar um relatório, o mesmo deve ser elaborado imediatamente ao termino da reunião. Mesmo se for entregar no final de todas as apresentações. Criar um check list.


Bem é isto.

Um abraço 

quinta-feira, 16 de fevereiro de 2017

Os 10 mandamentos de como mapear os processos

Estes mandamentos podem não ter sido revelados pela intervenção divina, mas eles oferecem uma lista com regras para a sua empresa sobreviver; se você quiser desenvolver fluxogramas eficazes e manter-se competitivo no mercado.

Mandamento # 1: Você não terá fluxogramas que não agreguem valor ao seu negócio.

Mapeamento de processo não deve ser um exercício em documentar tudo em seu negócio e, em seguida, colocar esses documentos em um fichário e nunca mais ser visto novamente. Certifique-se de que há um propósito claro para os fluxogramas e que você estará atualizando-os para refletir as mudanças do processo ao longo do tempo.

Mandamento # 2: Não farás para ti nenhum fluxograma excessivamente complicado.
Fluxogramas devem ser relativamente fáceis de entender por qualquer pessoa na sua organização.  Desenhe seus fluxogramas tão simples e claro quanto possível.

Mandamento # 3: Não tentarás desenhar o fluxograma “perfeito” na primeira fase (As is).

Nesta fase não vale a pena desenhar todos os detalhes com perfeição. Claro, você poderia desenhar o fluxograma e trabalhar as coisas até que você desenhe o que você acha que é o melhor processo para a sua organização. O fluxograma é importante para identificar oportunidades de melhoria e não ficar atolado perseguindo a perfeição.

Mandamento # 4: Lembre-se de seus objetivos de melhoria de negócios e mantê-los claros.

Por que você mapeia esse processo em primeiro lugar? Defina as prioridades. Foco, foco, foco!

Mandamento # 5: Honrar os padrões de notação de mapeamento (ou pelo menos ser consistente).

As notações de mapeamento de processo, como BPMN, existem para ajudar a eliminar a confusão sobre o significado de símbolos diferentes. Não vá desenhando o que você acha no dia a dia, certifique-se de que qualquer nota que você usa - mesmo que seja a sua própria – seja consistente em todos os fluxogramas que sua empresa usa. (E há uma vantagem real para aprender os padrões que outros desenvolveram para que você não esteja reinventando a roda!). Desta maneira qualquer novo funcionário saberá entender esta notação.

Mandamento # 6: Não se esqueça de incluir os principais interessados ​​no processo independentemente do departamento da organização.

Certifique-se de que você tem todas as pessoas relevantes envolvidas no processo na sala (figurativamente, no mínimo) quando você está mapeando um processo. Se você deixar de fora as principais partes interessadas você pode perder informações críticas ou etapas.

Mandamento # 7: Você não deve assumir que você vai encontrar todas as respostas para a melhoria do processo dentro do fluxograma.

Há muitas coisas que impactam um processo - p. Estrutura departamental, falta de papéis e responsabilidades claras, métricas desalinhadas ou bônus de desempenho - que não aparecerão necessariamente em um mapeamento de processo. Embora o mapeamento de processos seja muitas vezes o primeiro passo para melhorar os processos, você também precisa ter certeza de que está olhando para o quadro maior para entender o que realmente afeta o desempenho do processo.

Mandamento # 8: Você não empregará o mapeamento de processos se não for para ter uma tomada de decisão.

Nem tudo na sua empresa pode e deve ser mapeado. Da mesma forma, o mapeamento de processos nem sempre é a solução certa para identificar melhorias em cada situação. O mapeamento de processos tende a ser mais eficaz em processos transformacionais e transacionais. Execução de mapeamento de processo em um processo de tomada de decisão de alto nível pode não produzir os melhores resultados na identificação de oportunidades de melhoria. Certifique-se de que está a utilizar mapeamento de processos para situações em que é mais provável conduzir resultados.

Mandamento # 9: Não darás falso testemunho contra o que realmente está acontecendo no teu negócio.

Mapeamento de processo deve expor o bom e o mau, os retrabalhos, os erros de procedimentos, os gap’s de informações sobre o que está acontecendo em seu negócio e não deve “encobrir’ sobre o "mau" ou coisas inesperadas. É por descrever a realidade sobre o que está acontecendo que você será capaz de identificar o que precisa mudar.

Mandamento # 10: Não cobiçarás o software de mapeamento de processos do teu próximo. 

Eu tenho um para você e chama-se Adonis.

Se você optar por usar o software de mapeamento de processos é uma questão de escolha. Acesse o nosso site http://www.msspn.com.br/servicos/software-adonis e veja os benefçios de ter esta ferramenta.


Siga estes mandamentos e você estará bem colocado para criar fluxogramas eficientes e eficazes para sua organização.

quinta-feira, 26 de janeiro de 2017

O Poder das pessoas em manter uma cultura sustentável de mudança

Muitas organizações e gestores estão cientes de um problema crescente - suas operações parecem estar ficando mais complexas, menos eficientes, mais caras, o mercado mais competitivo etc. Grandes equipes espalhadas por vários departamentos, escritórios trabalhando em diferentes cidades e  diferentes padrões  tornam mais difícil para as equipes colaborar, compartilhar e aprender uns com os outros.

Em resposta a isso, as organizações estão procurando simplificar usando os modelos de processos de negócios como a linguagem para descrever suas operações. Vários esforços e  tempo  estao sendo investidos em  tecnologia de gestão de processos, metodologias de melhoria como BPM Business Process Management , Six Sigma, LEAN e normas de notação de processo como BPMN.

Um aspecto que talvez mereça mais foco é o papel que as pessoas desempenham na criação das condições certas para uma cultura colaborativa de mudança em toda a sua organização. Já não é  suficiente para executar iniciativas de melhoria, obter o conhecimento dos processos a grandes custos e "esperar" que as mudanças sejam operacionalizadas e sustentadas.

Um ambiente e alguma estrutura são necessários para que as pessoas estejam motivadas a participar e sejam pessoalmente investidas em sustentar mudanças e melhorias contínuas.
Segue abaixo algumas dicas para influenciar uma cultura de mudança sustentável de processo:
Identificar e implamntar as funções e responsabilidades certas para cada funcionário é fundamental para apoiar a melhoria contínua e uma cultura sustentável de processo colaborativa.

Nestas dicas abaixo o papel de cada funcionário é de um jogador. Cada um joga uma parte em cria uma cultura saudável da mudança sustentável de processo  e de melhoria:
1. Participante do processo
Estas são as pessoas que estão envolvidas no processo e os que precisam para acertar. Muitas vezes eles estão entregando a experiência do cliente - que o trabalho da vida real significa que eles estão em uma posição para contribuir ideias valiosas e idéias baseadas na experiência junto ao cliente.

2. Especialista em Processo
Esta é a pessoa que gerencia um processo em nome de ser o dono do mesmo no dia a dia. Eles têm uma compreensão detalhada do processo e responde a sugestões de melhoria, certificando-se de que a informação permaneça atual. Eles coordenam com as partes interessadas quaisquer problemas.

3. Proprietário do processo
Essas pessoas têm responsabilidade geral por um processo. Eles são responsáveis ​​pelo processo de operação eficiente e continuamente melhorando, mas eles não são necessariamente usá-lo no dia-a-dia e não são os especialistas. Vale a pena notar que este papel pode muitas vezes ser uma barreira para a mudança de processo.

4. Analistas de Processos
Os analistas dos Processos impulsionam a melhoria dos processos - eles são o núcleo da cultura da mudança. Eles dão orientação e aconselhamento aos especialistas e proprietários e ajudam a definir os padrões e expectativas dentro da organização. Eles promovem a visão de processo definida pelo Diretor de Operações através de comunicação regular e fornecem mentoria a entrega de planos de ação. Eles revisam os processos com os especialistas e monitoram as sugestões de melhoria.

5. Diretor de Operações (Processos)
A visão geral dos macros processos  vem do Diretor de Operações. Idealmente no nível executivo, eles precisam ser vistos apoiando os esforços de melhoria e capacitando os analistas de Processos. É geralmente um papel de baixa atividade, mas vital na criação de uma cultura colaborativa de mudança e aperfeiçoamento.

6. Especialista em Melhoria tecnológicas
Essas pessoas se especializam em ferramentas e tecnologias. Eles aplicam técnicas avançadas de processo e metodologias para ajudar as equipes a extrair e coordenar iniciativas de melhoria.

Usando a estrutura RGCI para a gestão dinâmica de partes interessadas
Compreender a importância das pessoas e dos papéis na sustentação da mudança colaborativa e melhoria dentro de uma organização é o primeiro passo. Mas descobrir o papel de cada uma dessas partes interessadas requer o  entendimento de cada processo. RACI é uma estrutura estruturada que pode ajudá-lo a fazer isso de forma muito eficaz.
R - QUEM É RESPONSÁVEL?
Participantes
A - QUEM É GERENCIADOR?
Proprietários e especialistas
C - QUEM PRECISA SER CONSULTADO?
Determinado de partes interessadas chaves - aqueles que são afetados precisam de ser consultados antes de cada mudança.
I - QUEM PRECISA SER INFORMADO?
Interessados como gestores de risco, proprietários de sistemas, proprietários de processos interligados, especialistas. Qualquer pessoa dependente do processo.

Colaboração e comunicação

A estrutura RGCI ajuda a determinar o nível de envolvimento e comunicação apropriado para cada stakeholder para mudanças de processo. Nesse sentido - não basta apenas rastrear tabelas RGCI  para cada processo, mas garantir que as comunicações sejam gerenciadas por meio dessa tabela. São necessárias ferramentas que permitam atualizações e mudanças em tempo real, de modo que as partes interessadas possam ver de relance as mudanças que estão acontecendo, como elas são afetadas e como ou se elas precisam estar envolvidas na mudança.

Impacto dos Comportamentos da Equipe Executiva

O comportamento percebido de sua equipe executiva desempenha um papel enorme na promoção da cooperação. Se a equipe enxergar  que os executores estão  colaborando, isso demonstra  para os níveis baixo da sua  organização e  para se certificar de que o Diretor de Operações é visível e as pessoas sabem o seu nome e seu.

Se você não mede nada disto quer dizer que nada tem importância

Se os funcionários não souberem  que processos  estão envolvidos ou mesmo onde procurar essa informação dá aos funcionários  desculpa para não engajar. Assim como os KPIs, a percepção é que se você não está medindo não deve ser importante. As pessoas não colocam em sua lista de prioridades.
Da mesma forma, uma ferramenta de feedback eficaz é importante. Se você não der a sua equipe uma voz, você pode acabar com uma corrente de reclamações e desengajamento.

Lista de verificação de poder das pessoas

Agora que você sabe sobre os papéis críticos de cada funcionário, veja como sua organização se organiza quando se trata dos grupos para construção de uma cultura de melhoria.

Por enquanto é isto. 

quarta-feira, 11 de janeiro de 2017

BPM x Criminalidade

Vamos falar um pouco a respeito de criminalidade. É um assunto difícil. Mas o que tem a ver criminalidade com BPM? Tudo !!


O processo da “criminalidade” inicia com a causa. Mas antes disto, vamos fazer uma pausa e ajustar um conceito erroneamente colocado no mercado. 
O conceito de holística. Holística é você ver, enxergar as causas que determinaram os efeitos . Holística não é, como se coloca no mercado, uma visão geral.

Voltando, uma das causas dos crimes é a miséria. Os pobres culpam a sociedade pela sua miséria, então eles descontam a sua raiva, ira na sociedade.  A sociedade por sua vez, acha que fez o papel dela que é pagar os impostos e que os governantes deveriam distribuir melhor a riqueza arrecadada. O que é uma falácia. Isto sem contar as inúmeras doações em dinheiro e tempo feito por muitos da nossa sociedade para diminuir esta miséria. 
Então vamos lá.

Como eu desenho o processo para diminuir o crime. Cenário atual.

a)  Não se tem acesso aos dados, aos números da violência em São Paulo ou Brasil. O antigo secretário de segurança pública de São Paulo e atual ministro da defesa instituiu anos atrás que era proibido divulgar os dados da violência no estado de São Paulo. Não se sabe quantos crimes foram cometidos, quantos foram solucionados, quantos foram presos. Como se esta medida fosse diminuir a violência.

b) O governo de São Paulo fechou no passado diversas delegacias de policia durante o período da noite alegando a falta de “movimento”. Voce já se imaginou sofrer um assalto e depois tem de procurar qual delegacia esta aberta a noite para fazer o boletim de ocorrência?

c)  As delegacias de policia são estruturadas para você desistir de registrar a sua ocorrência. Tudo é digitado. Sempre tem um caso na sua frente e irá demorar. Objetivo: diminuir o índice de violência. Outra falácia !!

d)  Um ministro do Supremo Tribunal Federal instituiu que o delinquente preso em flagrante deve ser apresentado ao um Juiz imediatamente. Porém, o Juiz pode soltar o delinquente caso  fosse a primeira detenção do mesmo e o delinquente responderia o processo em liberdade. Como se eu fosse achá-lo no endereço indicado por ele. Isto não é piada.

Por favor me ajudem !!! quantos assaltos, roubos,  furtos etc. o delinquente já cometeu antes e ser preso pela primeira vez? Uns 30 ou será 50? Aceito sugestões.

Sugestões de melhorias para diminuir o processo de criminalidade:

1) Para os registros de ocorrências no qual exige a presença da vitima as delegacias de policia deveria ter sistema de gravação de voz . Os depoimentos seriam feitos em arquivos de gravação de  voz. Isto agilizaria o tempo das vitimas.  Por favor, avisem o governo que tem sistema de gravação de voz, basta consultar um call center. Caso contrario seriam capazes de comprar por US$ 10 milhões por um sistema!!! 

2)  Divulgar a foto em site da secretaria do delinquente preso. Acredito que tem muita gente que gostaria de ver o assaltante ou trombadinha ou seja lá quem for preso. A própria vitima faria o reconhecimento pela internet e desta maneira ajudaria sem esforço nenhum da policia a solucionar diversos casos e sem custo !!! 

3) A sociedade deve se mobilizar e exigir que os governos façam mais para eles e menos para nos. Nos já temos !!! 

4) Colocar drones para monitoramento e vigilância em áreas de riscos.

Bem é isto. Quem gostar compartilhe. Quem não gostar mande para o “inimigo” (brincadeira).

quinta-feira, 17 de novembro de 2016

Donald Trump e agora?

Bem, todos estão se perguntando como as pesquisas de intenção de votação erraram tanto nos Estados Unidos.
Existem várias respostas, mas a minha é a seguinte: a confiabilidade da resposta do eleitor americano. É simples, você entrevista o eleitor e ele confirma que não irá votar ( o voto não é obrigatório e nem é feriado no dia da votação), mas ele acaba votando. O eleitor confirma que irá votar na Hillary, mas acaba votando no Trump.
O que os institutos de pesquisas deveriam fazer e se não o fizeram é entrevistar agora, depois das eleições, os eleitores e perguntar se eles mudaram o voto dele durante a campanha. Isto é BPM. É validar se o processo está assertivo ou não.

Outro fato é: Como o Trump trará mais empregos aos americanos. 
Vamos analisar o processo em si. Para ter mais emprego preciso de mais empresas. Se o custo de um funcionário americano é de U$$ 45 mil dólares/ ano e o custo de um funcionário chinês é de US$ 4 mil ano e de um tailandês US$ 3 mil/ ano, então sobre está ótica os produtos fabricados nos Estados Unidos começarão a ficar muito mais caros. Os americanos que quiserem comprar produtos internos pagariam mais caro do que os importados. É obvio que os Estados Unidos aumentarão as taxas de importação, as barreiras de importação etc. Mas vamos ver quanto isto irá custar.

No passado as experiências anteriores mostram que o Sindicato dos funcionários nos Estados Unidos eram tão forte e exigia tantos benefícios que era quase impossível atendê-los ocasionando a demandada das empresas para outros países. Como mudar a legislação trabalhista para favorecer a instalação de novas empresas?

Isto também é BPM, analisar o processo e corrigi-los onde se faz necessário para se torna-lo eficiente.

Por enquanto é isso.
Abraços


segunda-feira, 31 de outubro de 2016

Aposentadoria. Quem pagará esta conta?

Segundo os dados estatisticos de setembro de 2016 existem 60.833.940 contribuintes para a previdência social e 33.587.605 benefícios concedidos. Ou seja quase 1.81 contribuintes para cada aposentado. A idéia é analisar os 20% dos maiores benefícios pagos que representam 80% do valor total.


Acho que desvendaríamos uma classe social formada por procuradores, juizes, deputados, militares (forças armadas), fiscais federais, delegados federais etc.  Como esses possuem uma aposentadoria integral conforme comentamos no blog anterior, teríamos que mudar toda a regra e mudar agora ou correríamos o risco do pais estar quebrado como a Grécia. A crise econômica da Grécia é devido ao número exagerado de aposentados e ao alto valor da aposentadorias pagas no país. Por que não enxergamos o futuro e corrigimos o presente?

Outro fato dos dados estatísticos é que 40.76% de todo o valor pago pelo Previdência é para o pagamento de auxilio  - doença previdenciário.
A idéia é analisar os 20% dos maiores benefícios pagos que representam 80% do valor total. Por que o INSS nao divulga para quem é dado o beneficio? Acho que encontraríamos uma classe de funcionários públicos.
O que voce acha?

Bem é isto.
Um abraço

terça-feira, 18 de outubro de 2016

Aposentadoria. A difícil conta que ninguém quer calcular

Bem !!  Vejamos onde se encontra os maiores problemas financeiros do INSS:
a) Pagamento de pensão a funcionários de empresas privadas.
b) Pagamento de pensão a funcionários públicos.
c) Pagamento de benefícios a hospitais e clinicas conveniadas (auxilio–doença).

Vamos começar pelo mais fácil e não traz grandes "prejuízos" ao INSS. São as aposentadorias dos funcionários de empresas privadas. O teto é R$ 5.182,82 e não representa os maiores problemas pois a arrecadação é de 11% sobre o salario real. Exemplo: se você tem um salário de R$ 8.000,00,  você pagaria 11% mais os descontos, mas a sua aposentadoria seria somente até o teto de R$ 5.182.82. Piada né !!

Pagamento de pensão a funcionários públicos.

São 7.168.505 funcionários públicos estatutários e militares ativos e 33.555.874 beneficios emitidos pelo INSS até agosto de 2016. (Boletim estatístico da Previdencia Social).

Os funcionários públicos contribuem com 11% do seu salário a título de aposentadoria o que representa 143% de contribuição ao final do ano. Esta contribuição anual representa o pagamento de apenas 1 (um) salário integral e 43% do salário do mês seguinte do seu benefício. 

Ao final de 35 anos de contribuição este funcionário público teria pago o equivalente a 50 meses de salário para a sua aposentadoria. Ou seja, nos primeiros 50 meses de sua aposentadoria a sua contribuição cobriria esta despesa. 
Como a expectativa de vida do brasileiro é de 73 anos por uma simples conta aritmética nos contribuintes teríamos que pagar no mínimo mais 15 anos de benefício para está aposentadoria. Sem contar que normalmente os funcionários públicos possuem planos de saúde, farmácia etc. aumentando ainda mais a expectativa de vida. Além do fato de caso venha a falecer o cônjuge continua a receber.
Portanto esta conta não fecharia nunca !!!

Sugestão: aumento da contribuição do salário do funcionário de 11% para 22%. Limite da faixa de aposentadoria ao servido público em até R$ 10.364,00.
O governo deveria ter um caixa de previdência único para os funcionários públicos. Se o governo arrecadou mais pode pagar mais. Se diminuir a arrecadação diminui o salário dos funcionários. Qualquer aumento real de salário ou de aposentadoria do setor público, a conta seria paga por eles.

Nada mais justo. Certo.

Bem vamos em frente. Deixe seu recado com sua sugestão.
No próximo blog comentarei a respeito do auxilio - doença.